HR-chefer tipsar

Ständig utveckling - så lyckas ni med omställning och kompetensväxling

AnnaW — 2009-12-01 09:43:36

Omstrukturering i företag och organisationer sker i en allt snabbare takt och orsakerna till detta är flera: avreglering av marknader, teknikutveckling, globalisering etc. Har man inte koll på vad som händer i omvärlden kan man lätt bli ett nytt Facit, dvs man hänger inte med i utvecklingen och konkurrenterna springer om.

Många agerar proaktivt och arbetar kontinuerligt med kompetensutveckling av sin personal för att kunna utveckla dem i den riktning som företaget eller organisationen har stakat ut.

I enlighet med organisationens strategier och mål sätts individuella mål som följs upp i medarbetarsamtalen. Medarbetarna ges möjlighet till att bredda och fördjupa sin kompetens och på det sättet ökar företaget sin flexibilitet och var och en sin anställningsbarhet.

Tyvärr räcker det inte alltid med dessa åtgärder.

Att arbeta med omställning och kompetensväxling har mer eller mindre blivit vardag i företag och organisationer och en betydande kompetens har utvecklats när det gäller att hantera omställning och övertalighet.

Omställningarna regleras i allmänhet av ett avtal mellan arbetsgivare och fackliga organisationer i vilket ramverket för omställningen framgår och vilka villkor som skall gälla och vilka aktörer som skall involveras.

I omställningsprogram satsas det extra resurser på omställning och övertalighetshantering. Övertaliga erbjuds en period med omställningsstöd under vilken huvuduppgiften är att skaffa ny sysselsättning. Åtgärden är i allmänhet kopplad till att den övertalige säger upp sin anställning.

I takt med att erfarenheterna och kunskaperna har ökat har det också identifierats ett antal viktiga framgångsfaktorer vid omställningsarbetet:

• att det skall vara en tydlig process i omställningsarbetet. Det skall vara tydligt för medarbetaren, företaget och omgivningen vilka villkor som gäller för omställningen, vilka alternativ den enskilde har och vilket ansvar olika aktörer i processen har.

• att de övergripande villkoren skall regleras,

• att omställningsprocessen skall präglas av öppenhet. All information om omställningen skall göras tillgänglig för alla medarbetare,

• att omställningen skall genomföras i ett avgränsat omställningsprogram med extra resurser för övertalighetshanteringen,

• att stödet till enskilda medarbetare skall utgå ifrån individuella förutsättningar och behov.

Det är viktigt att notera att förutsättningarna att arbeta med omställning och övertalighet är olika beroende på företagets storlek. I små och medelstora företag finns inte alltid kunskapen och de personella resurserna eller de ekonomiska möjligheterna att arbeta med särskilda omställningsstöd utöver det som är reglerat i avtal.

HR-experten:

Ann-Kristin Wennergren
Driver egna bolaget Bassholmen AB.

]]>

Så motiverar du dina medarbetare i höst

AnnaW — 2009-08-18 09:23:58

Efter sommar och ledighet väntar fullt med nya utmaningar! Här kommer ett par tips på hur du kan tänka och göra för att som chef och ledare, tillsammans med dina medarbetare, nå de resultat som behövs framöver.

Först lite kort om ledarskap, där en väldigt bra och enkel definition är Förmågan att lyckas genom andra. Detta är ju ledarens största utmaning – att motivera och engagera medarbetare så att det som uppnås tillsammans blir mycket större än det man kan uppnå själv eller på egen hand.

Men hur skapar man hållbara förutsättningar för att motivera och engagera medarbetare då? En schysst Kick-Off kanske? Teambuilding i skogen? Konferens på Mallorca? 5-kamp på Liseberg? Njae, kanske inte bara, även om det på kort sikt möjligen stärker viljan att jobba tillsammans. Men det stärker inte målet eller meningen med arbetet. (Missförstå mig rätt, ett kul kalas är alltid bra!)

Ett helt grundläggande tips är att det är människor som utvecklar verksamheter. Vidare bör du som chef utgå från att de allra flesta runtomkring dig är mycket klokare än vad du tror… Så utnyttja detta och involvera dina medarbetare i arbete kring strategi, affärs- och verksamhetsutveckling. Det finns flera bra sätt. Balanserade Styrkort ex.vis funkar faktiskt riktigt bra, men är ju bara ett medel.

Satsa på kulturen

Efter närmare 20 år i tjänstesektorn, varav de senaste 10 åren i konsultverksamheter av olika slag, så har jag blivit helt övertygad om att det är företagskultur och inte strategi som är avgörande för framgång. (Såvida inte strategin är att bygga kultur, men då är det ändå kultur som skapat strategin…) Och i sunda och framgångsrika företagskulturer gäller följande:

- Det finns en grundläggande förståelse hos alla medarbetare gällande mening och sammanhang. Visionen är delad, helt enkelt.

- Det finns en tydlig koppling mellan individens roll och uppgift kopplat till mål och mening. Alla vet vad de behöver göra för att hjälpa till ett nå målen.

- Sist men inte minst har individen alltid en möjlighet att påverka.

Det sistnämnda tror jag är helt centralt och avgörande för alla verksamheter och även förhållanden människor emellan.

Här hämtar HR-experten själv inspiration

Det finns många bra konsulter och konsultföretag som kan hjälpa till att strukturera upp ert arbete kring vision/strategi och det är rätt givet att höstens eventuella kick-off eller konferens kan vara en bra startpunkt. (Hör gärna av dig direkt till mig om du skulle vilja ha tips på några bra konsulter/företag som vi själva anlitat genom åren eller använder oss av i våra uppdrag).

Själv har jag influerats en hel del av det tänk som du kan läsa mer om på www.doubleloop.se

Lycka till med arbetet under hösten och glöm inte av att företagets Vision är viktig därför att det är svaret på varför du själv och dina medarbetare går till jobbet… Mer om det vid ett annat tillfälle.

Vi syns därute!

Jacob Bergström
VD och grundare av HR on demand

]]>

Så håller du ett bra lönesamtal

AnnaW — 2009-05-12 13:39:58

Lönerevisionsprocessen utgår från att chef och medarbetare har haft ett medarbetarsamtal där man utvärderar tidigare satta mål och kommer överens om de mål medarbetaren skall nå inom ramen för enhetens mål- och handlingsprogram.

I samband med lönevisionen har chef och medarbetare ett lönesamtal där man diskuterar i vilken utsträckning de uppsatta målen har nåtts och med vilket resultat (sambandet mål-resultat-lön).

Genom att ha en lönepolicy och lönekriterier (vad som skall bedömas) har man lagt en bra bas inför lönerevisionen och lönesamtalet. Lönepolicy och lönekriterier skall vara kända av alla.

Att förbereda sig noga är A och O. Se till att du vet vilka avtal som gäller, marknadslöneläget i branschen, utfallet av centrala förhandlingar, vilket löneutrymme du har att spela med och vilka befogenheter du har. Finns det en personalavdelning kan du få information och underlag av dem, annars är det din chef som ska ge dig vägledning.

Inför lönesamtalet

• Försäkra dig om att medarbetarna vet vilka lönekriterier som gäller

• Bedöm prestationer (inte personliga egenskaper) utifrån lönekriterierna

• Hitta en metod för bedömning t ex genom poängsättning eller en skala

• Våga sätta differentierade löner

• Använd sakliga argument

• Förbered samtalen så att du känner dig säker på din sak

• Ta de lätta samtalen först

• Lönesamtalet är inte en förhandling. Detta är ett samtal då du meddelar den nya lönen. Medarbetaren ska påverka sin lön i det dagliga arbetet, inte under lönesamtalet

Under lönesamtalet

(Källa: »Lönesamtal – handbok för chefer« (Uppsala Publishing House) av Georg Frick.

• Sätt en sluttid. Samtalet bör max ta 30 minuter.

• Försök skapa en avspänd atmosfär

• Börja med arbetets innehåll. Prata om vad arbetet innehåller. Har medarbetarens ansvar förändrats?
• Gå sedan över till att prata om hur medarbetaren utfört sitt arbete.

• Ge feedback och prata i jag-form. Tala rakt i tre steg: beteende, känsla och konsekvens.

Beteende är det du observerat. Beskriv medarbetarens beteende:
»Jag har sett att du inte gör ett bra arbete, eftersom det tar för lång tid för dig att utföra dina uppgifter. Jag har sett att du inte uppfyllt de individuella mål som vi tillsammans arbetade fram i utvecklingssamtalet« eller »Jag har observerat att du gjort ett bra arbete det senaste året. Du har med råge uppnått dina mål«.

Känsla handlar om det du känner inför det du observerat och vilken effekt det har på dig. Säg till exempel »Det känns naturligtvis inte bra« eller »Det känns naturligtvis mycket glädjande«.

Konsekvens är den nya lönen. Säg »Det innebär att jag bedömer att du inte uppnått det jag förväntat mig och att det därför inte finns argument för att ändra din lön«.
Eller säg »Det innebär att din nya lön blir... Jag önskar att du fortsätter i samma anda och att vi tillsammans kan arbeta fram fler utmanande individuella mål i ditt kommande utvecklingssamtal.«

• Prata om hela lönen, inte lönepåslaget. Skyll inte på någon annan – du har satt lönen.

• Be medarbetaren tala om hur han eller hon tagit emot budskapet. Har ni samma uppfattning?

• Upprätta en handlingsplan för de medarbetare som inte når upp till kraven. Fokusera på förändring.

Ann-Kristin Wennergren
Konsult Human resources
Bassholmen AB

]]>

Så håller du ett medarbetarsamtal

AnnaW — 2009-04-22 14:11:49

Ett årligt medarbetarsamtal ger:

• Chefen och medarbetaren feedback – dvs. en genomgång av årets prestationer och uppföljning av i vilken grad medarbetaren har uppnått målen och genomfört utvecklingsplanen.
• En tydlig bild av den aktuella arbetssituationen och av eventuella problem som man måste komma tillrätta med för att förbättra medarbetarens prestation och utveckling.
• En diskussion kring hur båda parter har levt upp till företagets värderingar och avgörande beteenden.
• Har medarbetaren fullgjort sina åtaganden under året?
• Har chefen gjort det?
• Planering för det kommande året och framtiden – mål och utvecklingsplan

Före medarbetarsamtalet

– Boka in ett möte med din medarbetare. Avsätt 1-2 timmar.
– Håll mötet på en lugn och neutral plats – inte på ditt kontor eller i fikarummet
– Stäng av era telefoner och se till att ni inte blir störda
– Se till att medarbetaren får formuläret för medarbetarsamtal och de dokument som hör till för att kunna förbereda sig

– Gå igenom medarbetarens medarbetarsamtal från förra året

• Frågor att fundera på inför medarbetarsamtalet
– Har målen från förra året uppnåtts? Har utvecklingsplanen genomförts?
– Har du som chef gett medarbetaren stöd? Har medarbetaren engagerat sig?
– Har medarbetaren en aktuell rollbeskrivning?

Under medarbetarsamtalet

• Gå igenom året som gått
– Hur har året varit? Uppnåddes målen? Genomfördes utvecklingsåtgärderna?
– Lärde vi oss något?

• Diskutera dagens situation
– Hur har medarbetarens samarbete varit, internt och externt?
– Vilka problem har förekommit i det dagliga arbetet?
– Diskutera karriärmöjligheter och utvecklingsbehov

• Planera för nästa år
– Sätt upp mål, planera utvecklingsåtgärder

• Att tänka på under medarbetarsamtalet
– Lyssna aktivt och avbryt inte!
– Ställ inte frågor som kan besvaras med ett ja eller ett nej
– Visa intresse och respekt – men du måste inte hålla med om allt
– Använd samtalet till att ge en helhetsbild av prestation och beteende
– Se till att medarbetaren förstår din feedback – ge tydliga exempel
– Ge både positiv och negativ feedback
– Se till att det du säger grundar sig på fakta och inte på hörsägen

Efter medarbetarsamtalet

• Efter ungefär ett halvår: ha ett kort möte för att stämma av hur allt går
– Är målen i sikte? Går de fortfarande att nå?
– Är utvecklingsåtgärderna genomförda eller på gång?
– Har någonting förändrats som gör det svårt att nå målen eller att följa planerna?

HR-chefen:

Ann-Kristin Wennergren, Konsult Human Resources Bassholmen AB. Ann-Kristin är HR-konsult med bred erfarenhet inom HR-området och vana avstrategiska och operativa frågor från såväl nationella som internationella företag och organisationer. Hon arbetar med såväl förändrings-, integrations- och uppbyggnadsarbete som neddragning och omställning.

Tel nr 0703-88 00 00 ann-kristin.wennergren@bassholmen.se

]]>

Det viktigaste samtalet på året är medarbetarsamtalet

AnnaW — 2009-03-30 14:53:40

Ett årligt medarbetarsamtal ger:

Chefen och medarbetaren feedback – dvs. en genomgång av årets prestationer och uppföljning av i vilken grad medarbetaren har uppnått målen och genomfört utvecklingsplanen.
En tydlig bild av den aktuella arbetssituationen och av eventuella problem som man måste komma tillrätta med för att förbättra medarbetarens prestation och utveckling.
En diskussion kring hur båda parter har levt upp till företagets värderingar och avgörande beteenden.
Har medarbetaren fullgjort sina åtaganden under året?
Har chefen gjort det?
Planering för det kommande året och framtiden – mål och utvecklingsplan

Före medarbetarsamtalet:

Boka in ett möte med din medarbetare. Avsätt 1-2 timmar.
Håll mötet på en lugn och neutral plats – inte på ditt kontor eller i fikarummet.
Stäng av era telefoner och se till att ni inte blir störda.
Se till att medarbetaren får formuläret för medarbetarsamtal och de dokument som hör till för att kunna förbereda sig.
Gå igenom medarbetarens medarbetarsamtal från förra året.

Frågor att fundera på inför medarbetarsamtalet:

Har målen från förra året uppnåtts? Har utvecklingsplanen genomförts?
Har du som chef gett medarbetaren stöd? Har medarbetaren engagerat sig?
Har medarbetaren en aktuell rollbeskrivning?

Under medarbetarsamtalet

Gå igenom året som gått
Hur har året varit? Uppnåddes målen? Genomfördes utvecklingsåtgärderna?
Lärde vi oss något?
Diskutera dagens situation
Hur har medarbetarens samarbete varit, internt och externt?
Vilka problem har förekommit i det dagliga arbetet?
Diskutera karriärmöjligheter och utvecklingsbehov
Planera för nästa år
Sätt upp mål, planera utvecklingsåtgärder

Att tänka på under medarbetarsamtalet:

Lyssna aktivt och avbryt inte!
Ställ inte frågor som kan besvaras med ett ja eller ett nej
Visa intresse och respekt – men du måste inte hålla med om allt
Använd samtalet till att ge en helhetsbild av prestation och beteende
Se till att medarbetaren förstår din feedback – ge tydliga exempel
Ge både positiv och negativ feedback
Se till att det du säger grundar sig på fakta och inte på hörsägen

Efter medarbetarsamtalet:

Efter ungefär ett halvår: ha ett kort möte för att stämma av hur allt gått.
Är målen i sikte? Går de fortfarande att nå?
Är utvecklingsåtgärderna genomförda eller på gång?
Har någonting förändrats som gör det svårt att nå målen eller att följa planerna?

HR-chefen:

Ann-Kristin Wennergren är HR-konsult med bred erfarenhet inom HR-området och vana av strategiska och operativa frågor från såväl nationella som internationella företag och organisationer. Hon arbetar med såväl förändrings-, integrations- och uppbyggnadsarbete som neddragning och omställning.

ann-kristin.wennergren@bassholmen.se

]]>